Efficaci o efficienti?

In azienda c’è chi lavora per direttive e chi lavora per obiettivi.
I primi possono essere degli ottimi esecutori di ordini “calati” dall’alto dai superiori gerarchici. Possono essere persone molto efficienti ma tendono a risultare meno efficaci.
I secondi invece sanno essere più autonomi e soprattutto efficaci.
La maggior parte delle persone preferisce lavorare per direttive perché è più comodo, ci si assume meno responsabilità e si è meno coinvolti di testa, di cuore e di pancia.
In azienda però il dato di fatto è questo: fa carriera la persona efficace perché contano soprattutto i risultati, gli obiettivi raggiunti.

Ma come si lavora per obiettivi? Ecco cinque consigli:

1. Avere visione
Significa capire dove si vuole andare e cosa si vuol ottenere, comprendere che cosa serve all’azienda.
Avere visione vuol dire vedere il risultato che sarà stato raggiunto, immaginare la freccia già conficcata nel centro del bersaglio.
Questo è fondamentale perché sarà il punto di partenza per muoversi a ritroso. Proprio così: si parte dall’arrivo. Come in ogni viaggio, se non so dove voglio arrivare girerò a lungo, magari farò un bellissimo viaggio itinerante ma non arriverò a una meta prefissata.
Ad esempio, proviamo a immaginare di voler fare un viaggio a Roma. Avere visione significa immaginarsi a Roma, davanti alla Fontana di Trevi, quel tal giorno a quella tal ora. Obiettivo raggiunto.

2. Pianificare le azioni
Vuol dire ripercorrere il viaggio a ritroso, dall’arrivo alla partenza, individuando i mezzi e le tappe principali del viaggio, quindi gli step, gli strumenti e le azioni necessarie per arrivare alle singole tappe e raggiungere l’obiettivo.
Si parte dall’arrivo perché è sempre fondamentale avere ben presente il risultato che voglio ottenere.
Pianificare significa prevedere cosa deve essere fatto programmando anche “chi fa” “che cosa” e “quando” e mettendo queste azioni in ordine di priorità.
Ad esempio, che tappe farò per arrivare a Roma? Che mezzi prenderò, dove li prenderò, a che ora, quanto mi costerà?

3. Definire dei criteri di misurazione
Significa individuare quelli che in azienda vengono chiamati i KPI (key performance indicator): dei criteri di misurazione dello stato dell’arte e del risultato da ottenere. Qualcosa che mi permetta di misurare dove sono e quanto mi manca alla fine del viaggio. Ogni step del percorso verso l’obiettivo dovrebbe essere misurato in termini quantitativi e qualitativi.
Ad esempio, la prima tappa per Roma prevedeva una sosta in autostrada dalle parti di Parma a una certa ora. Sono arrivato a Parma? Sono in anticipo, sono in ritardo rispetto a quello che avevo previsto?

4. Eseguire con sistematicità
Una volta fatto il piano occorre metterlo in pratica. E’ importante agire secondo quello che è stato definito e agire con sistematicità, cercando quindi di essere disciplinati e costanti nell’adottare le azioni necessarie nei tempi previsti. Qui è dove la maggior parte delle persone cade: nella costanza. Serve forza d’animo, che è data dalla visione di cui abbiamo parlato, e saper vedere il risultato che si vuol ottenere, che tra l’altro aiuta a rendere alta la motivazione.
Ad esempio, anche se ho voglia di uscire dall’autostrada e fermarmi in una trattoria nelle campagne lungo la strada, continuo a seguire il mio programma e quindi riprendo la strada pianificata per arrivare a Roma come previsto.

5. Verificare e porre azioni correttive
Controllare costantemente lo stato d’avanzamento del percorso programmato e, in caso di scostamenti rispetto a quanto previsto, porre azioni correttive oppure, se è il caso, riprogrammare il piano. Il controllo non deve essere fatto al termine del piano, del percorso o del progetto. Il controllo deve essere costante, perché basta uno scostamento rispetto a quanto previsto per accumulare ritardi.
Ad esempio, se avevo programmato di fare una tappa a Firenze ma vedo che sono in ritardo, evito di fermarmi e, semmai, sposto più avanti la tappa nel caso in cui ho recuperato tempo.

Le persone efficaci che lavorano per obiettivi, se hanno prefissato di essere a Roma davanti alla Fontana di Trevi quel tal giorno a quella tal ora, state certi che al momento giusto sono là, a godersi lo spettacolo!

In collaborazione con Antonio Messina, Presidente ed Executive Trainer & Consultant – Hara Risorse Umane