Il principio di Pareto secondo cui in molti sistemi di natura complessa il 20% delle cause provoca l’80% degli effetti ha ancora diversi utili impieghi all’interno di contesti lavorativi come quello dell’organizzazione del tempo e del lavoro.
Prendiamo come esempio la gestione del tempo, che per essere ottimale necessita di una corretta individuazione delle priorità.
Sul lavoro è fondamentale distinguere tra “urgente” e “importante”: “urgenti” sono spesso cose più importanti per altri, mentre sono le cose “importanti” a incidere in maniera più diretta e significativa sui nostro personali obiettivi.
Ciò che permette di avere una fluida organizzazione del lavoro, le giuste priorità e di raggiungere gli obiettivi prefissati è l’equilibrio tra tempo dedicato alle cose urgenti e tempo e alle cose importanti.
Come raggiungerlo? Ricordando il principio di Pareto, sarà utile stilare con periodicità (giornalmente, settimanalmente e mensilmente) una “To Do List”, ordinando compiti e azioni in base a importanza e scadenza.
Questo ci permetterà di individuare con un colpo d’occhio compiti urgenti o importanti, ricordando le priorità e lavorando con efficienza.
Immaginiamo di avere 4 compiti importanti e 16 compiti urgenti, all’interno della nostra To Do List mensile: dedicheremo l’80% del nostro tempo ai primi e il 20% ai secondi.
Buona norma è incominciare la giornata e/o la settimana, dedicandoci a compiti urgenti di piccola entità, ma importanti (per sé o per altri): questo ci consente di evitare l’accumulo di piccole assegnazioni, velocizzare il lavoro dei colleghi (che potrebbero avere bisogno del nostro feedback per mandare avanti il loro lavoro) e al tempo stesso evitare di essere psicologicamente “sopraffatti” dalla quantità di lavoro da svolgere.
Marcare due o tre assegnazioni con la dicitura “Fatto!” ci consentirà infatti di avvertire mentalmente l’efficacia del nostro lavoro, percepire un avanzamento e poter dedicare con più tranquillità un tempo maggiore a compiti importanti e ingenti, senza la sensazione di non aver portato a termine nulla.
Cominciate dunque ogni giorno da piccole e importanti urgenze che non potete delegare, in un tempo preciso e stabilito.
Dedicate la maggior parte del tempo ai compiti importanti, determinanti per obiettivi primari.
In collaborazione con la redazione di MioDottore.it
