Come ottimizzare le riunioni

Come ottimizzare le riunioni

I meeting sono un investimento: ecco come renderli efficaci e produttivi.

7 Set, 2015
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Uno dei momenti chiave del processo aziendale è costituito dalle riunioni, occasione ottimale per confrontarsi con le problematiche altrui ed elaborare la migliore sintesi possibile. Purtroppo, spesso le riunioni sono non solo un’inutile perdita di tempo, ma anche un pretesto per creare screzi e polemiche. La gestione ottimale di una riunione non è scontata e deve tener conto di numerose variabili.

Le riunioni sono investimenti costosi e per essere efficaci devono essere strutturate e ben organizzate. Il c - See more at: http://www.cegos.it/corsi-formazione/management/comunicazione-professionale-manageriale/corso-gestione-efficace-riunioni-2015/#sthash.3RQcBiDl.dpuf

La preparazione

Come prima cosa è necessario valutare se la riunione sia veramente utile: spesso i meeting vengono fissati periodicamente ma non sempre questi appuntamenti sono necessari. Se non vi sono argomenti urgenti ricordati che è molto più professionale rimandare un incontro piuttosto che perdere due ore inutilmente.
In secondo luogo va definito il contenuto: è necessario selezionare pochi argomenti per essere certi che alla fine verranno trattati in modo esauriente e non dovranno, salvo rare occasioni, essere ridiscussi successivamente. Fondamentale è l’individuazione dell’obiettivo da raggiungere che può essere di natura pratica o solo teorica, ma che deve costituire il fine ultimo della riunione stessa.
E’ altresì importante decidere chi deve prendere parte al meeting: tutti i presenti devono essere interessati e coinvolti dagli argomenti in scaletta. Le riunioni con pochi partecipanti sono sicuramente più efficaci; è quindi meglio che alle discussioni siano presenti i responsabili di ogni dipartimento più eventualmente i soggetti direttamente coinvolti e che successivamente le decisioni prese vengano comunicate al resto dei dipendenti durante le riunioni dei singoli team.  

Come gestire un meeting

Durante la riunione è necessario individuare un “moderatore” che avrà il compito di coordinare e guidare i partecipanti nell’affrontare i vari argomenti. Posto che i partecipanti devono attenersi all’OdG e quindi rispettare argomenti e timing, sarà comunque il moderatore a dettare i tempi e a fare il punto della situazione al termine di ogni argomento. La riunione solitamente è supportata da materiale didattico e da slide che servono a fissare meglio ciò che viene discusso.    
Alla fine della riunione è utile sintetizzare ciò che è emerso in un documento che viene inviato a tutti i partecipanti; questo è molto importante sia per chiarire eventuali dubbi sia per creare uno storico facilmente consultabile. 
Gli effetti della riunione, infine, devono essere misurabili: è imprescindibile una verifica nel tempo per stabilire se le decisioni prese sono state messe in pratica, con che tempi e con quali risultati.

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